Högskolan i Gävle – Analys av Wasabi Web

Analys av Wasabi Web

Wasabi Web AB grundades år 2012 och är en prisbelönad digital webbyrå som är baserad i Uppsala men arbetar med många kunder som har verksamhet i andra delar av Sverige, i Gävle, Enköping, Stockholm och Västerås.

Wasabi Web som arbetar i kommunikationsbranschen med specialisering i digitala kanaler säljer ROI (return on investment) genom att producera webb eller e-handel som driver trafik till kunders sajter som på så sätt genererar bland annat försäljning. De inriktar sig på tre huvudsakliga områden, nämligen webbutveckling, webbhotell och digital marknadsföring.

Deras affärsidé är att “Låta företag koncentrera sig på det de är bäst på: sin egen verksamhet. Då kan vi göra det vi är bäst på: öka deras lönsamhet och resultat”. Wasabi Web har som nämnt innan många kunder som de arbetar med, över 400 kunder däribland varumärken som Apollo, ICA, Philips, Toshiba, Sushi Yama för att nämna några.

Wasabi Web har inte alltid haft en lätt resa utan hade en konkursvarning år 2017 som berodde på flera faktorer men kan sammanfattas med att de helt enkelt växte för snabbt där intäkterna inte hängde med kostnaderna. De lyckades däremot komma ur krisen genom att ändra på sin interna styrning. Idag har de tiodubblat sin omsättning sedan första verksamma året och även ökat sin personalstyrka till 10 stycken anställda däribland ägarna Nils Engvall och Andreas .

I dagsläget har dem ett kontorslokal som är belägen i Uppsala där de anställda sitter men med anledning av den rådande pandemin har de möjlighet att arbeta på distans med tanke på att deras arbeten tillåter detta. Även med tanke på att det är ett mindre företag med färre anställda är det inte lika stor risk att det uppstår problem eller svårigheter med kommunikationen bland medarbetarna och ledningen.

Med resultat av hårt arbete har företaget tilldelats ett flertal utmärkelser däribland att de är ett av Sveriges yngsta Gasell-företagare år 2018 och 2019, fått prisvinst för årets samhällsinsats i Uppsala samt i årets unga företagare där de år 2014 kom på tredjeplats. De blev även listade som tredje mest lönsamma byrån i hela Sverige bland ca 250 byråer, i tidningen Resumé.

För att ge tillbaka instiftade Wasabi Web år 2015 ett projekt vid namn #GeTillbaka som är en välgörenhetsinitiativ som de tagit fram sedan sex år tillbaka tillsammans med olika organisationer, såsom utbildningsorganisationen Ung Företagsamhet (UF), Förbundet för unga forskare och Företagarna. Detta går ut på att Wasabi Web delar ut stipendier för att på så sätt stödja och främja unga förebilder.

Intervju med Head of market – Nils Engvall

I dagsläget har företaget 10 anställda som var och en har en tydlig arbetsuppgift och roll. Enligt Engvall tror företaget på att varje medarbetare bör kunna kastas in i en uppgift utifrån sin nisch och kompetens för att därifrån få chans att utvecklas inom det området. Med andra ord ser de till att skapa en kärnkompetens inom särskilda områden snarare än att utvecklas i fler olika riktningar, detta för att det blir mer effektivt.

Vidare tillägger Engvall att de i styrelsen även är lyhörda på ifall att de anställda visar intresse för andra områden så är de öppna för möjligheten att göra det istället. För att få möjligheten att utveckla personalen ser de till att erbjuda utbildningar, konferenser, utlandsresor där de sedan får kunskapsöverföring kollegorna emellan.

Företaget utgår bland annat från ett koncept som kallas för “Lunch and learn” som går ut på att de under en lunch några gånger om året tar in gästföreläsare som har till uppgift att peppa och motivera de anställda. För att skapa motivation hos medarbetarna har de ett resultatbaserat belöningssystem. Beroende på hur de anställda presterar under året kan de få en högre löneförhöjning än den som annars oavsett sker varje år. Övriga sätt som de ser till att skapa motivation är att de som gör bra ifrån sig belönas med presenter till jul eller sommar kickoffen.

Wasabi Web på personalresa i Barcelona.

Det belöningssystem som företaget har är individanpassat på så sätt att personen i fråga har 13 möjlighet att själv bestämma ifall de vill få ut pengar, extra semesterdagar eller utbildning eftersom olika personer både värderar och motiveras av olika faktorer. Utöver det som är prestationsbaserat vill företaget även se till att erbjuda friskvård, tjänstepension samt möjlighet att arbeta på distans vilket skapar flexibilitet och bekvämlighet. Även arbetsmiljön är viktig att den är lockande och därmed finns det även biljardbord, pingisbord och andra spel på kontoret.

Styrelseordförande Thomas Sonesson föreläser om customer experience på kontoret under Lunch & learn.

Engvall beskriver att relationen till sina medarbetare är bra och att det arbetar för att det ska fortsätta vara så med måndagsmöten, kvartalsmöten med tillsammans med kund, kickoffer samt två individuella möten per år. På de olika samtalen diskuteras bland annat hur det går för bolaget, framtidstankar och hur resultaten ser ut. Engvall och är öppna gentemot de andra men delar däremot inte med sig om all information till de anställda utan endast det som är relevant för dem att veta.

I övrigt ser de positivt på att de är ett litet kontor med få anställda vilket gör att ledningen blir tillgänglig till de andra och dem mellan varandra. Engvall berättar om att dörren alltid står öppen om personalen har behov att ta ett privat samtal.

När det kommer till företagets mål beskriver Engvall att deras vision är “Vi ska absolut inte bli störst, men vi ska vara bäst”. För att uppnå denna vision berättar Engvall att de mäter allt som går att mäta för att kunna följa upp och se om något går snett. Ett mål är att de vill ha minst 5/5 stjärnor på Google. Wasabi Web fokuserar på kvalité och menar att “Hellre ha 30 projekt om året som är bra än att göra 100 projekt om året som är sådär”.

Ett annat viktigt mål som Wasabi Web arbetar mot är att varje år ha minst två projekt som ska inkludera större och välkända varumärken. Han fortsätter med att även säga att de vill vara en förebild inom branschen men även allmänt utöver och kunna inspirera unga att också starta företag vilket även är anledningen till deras initiativ med #GeTillbaka att inspirera unga förebilder inom hållbarhet.

Prisutdelning av Wasabi Webs stipendium i Blå Hallen. Utdelare: Ishtar Touilat och Nils Engvall.

Intervju om #GeTillbaka i Sveriges Radio: 
P4dela.sverigesradio.se/GeTillbaka

Det har starka finansiella mål men som de däremot har valt att inte förmedla vidare till personalen utan istället kommunicera om de mjuka delmålen med personalen. Engvall avslutar med att säga “Vi vet att de är de mjuka målen som sen leder vidare till de hårda målen”.

Uppföljning sker varje vecka vid planering av projekt för att påminna om målen men de ekonomiska samt övergripande målen sker uppföljning 4 gånger per år och då under styrelsemöten. Det sista området som intervjun fokuserade på var hur Wasabi Web hanterade situationen när de var nära att gå i konkurs samt hur de idag arbetar för att motverka att samma sak händer i framtiden.

Engvall berättade att den främsta orsaken till konkurs varningen handlade om att de växte för snabbt och hade alldeles för aggressiva tillväxtmål.

“När allt det här hände så fick vi som ett wake-up call och tog tag i massa saker samtidigt och det är tack vare det som vi är så lönsamma idag” beskriver Engvall och fortsätter med att säga att de idag har stenkoll och stämmer av siffror varje vecka. Ett annat exempel som han berättar om är att om en anställd inte presterade så tog de ungefär ett halvår innan de märkte det och nu märker dem sånt beteende redan på en vecka.

Nils Engvall, tillsammans med styrelseordförande Thomas Sonesson.

Sakerna som Engvall och var tvungna att ta tag i för att vända situationen var bland annat att göra en kostnadskontroll, se över alla anställda och avgöra vilka de borde ha kvar samt granska vilka områden som de kunde vara mest lönsamma i. De kom fram i att de skulle fokusera på sälj och leverans och de produkter som de faktiskt tjänade mest pengar på. Produktutveckling och kostnads-besparande var deras viktigaste fokus.

För att eliminera risken att detta skulle uppstå igen berättar Engvall att de har ett mycket försiktigare tänk idag. Det handlar inte längre om att vara störst utan fokus ligger på att vara bäst. Engvall avslutar med att säga “Vi har lärt oss av våra misstag och vuxit upp!”.

Nils Engvall i Drivhuspodden:

Andreas som är ekonomiansvarig och VD på Wasabi Web inleder med att berätta att de lever i en bransch som ständigt utvecklats och att de därför alltid behöver vara snabba med nya tekniker/utmaningar för att hinna med de förändringar som sker. Han menar att deras bransch är hållbar och relevant och kommer därför finnas kvar.

Intervju med CEO

Wasabi Web använder sig varken av internredovisning eller självkostnadskalkyler i dagsläget men det är något som kan komma att ändras i framtiden när företaget växer. Däremot förklarar att de använder sig av budgetar och prognoser som Wasabi Web själva tar fram och justerar smått under året. berättar att de använder sig av prognoserna utifrån beräknade eller utförda leveranser som i sin tur leder till omsättningen för perioden.

är den som tar hand om den löpande bokföringen och uppföljning av budgetdokument. berättar om deras strategier och menar att de oftast har en grundstrategi där det alltid finns plats för förändringar och justeringar under tiden eller i efterhand om det behövs. berättar att de definitivt är process-orienterade eftersom de har rutiner och automatisering för det mesta. Däremot säger han att deras yrke fortfarande är kreativt och därmed ser annorlunda ut från kund till kund. Han menar att med hjälp av rutiner kan de bibehålla många delar likadana varje gång de gör något nytt projekt. nämner att Wasabi Web i dagsläget endast utför några mätningar men att de önskar utveckla denna process i framtiden.

De mätningar som genomförs är bland annat några få men viktigt Key Performance Indicators. Dessa KPI:er nämner som att de är ganska få, men viktiga. Exempel på KPI:er som tas upp är tid för slutförda projekt som uppskattas till ett genomsnitt på 6–8 veckor, resultat efter lansering av kundernas hemsidor, recensioner på Google samt resultat i förhållande till budget som senast, enligt , var uppmätt till 40% bättre än budgeterat.

Vad gäller personalens möjligheter till insyn på mätningar nämns det att särskilda projektbudgetar görs och att dessa har relevant personal tillgång till för att veta vad de har att förhålla sig till samt vilka projekt som måste bli färdigställda vissa tider. Projektbudgeterna är ett av företagets styrmedel och priserna sätts utifrån dessa.

Wasabi Web använder sig av fasta prislistor gentemot sina kunder. Dessa prislistor är baserade på hur mycket tid och kostnad som uppkommer för respektive uppdrag. I vissa situationer 15 förekommer även rörliga priser för sådant som inte finns med i prislistan. berättar även att i de fall som de använder rörliga priser får kunderna trots det ett fast pris som baseras på uppskattad tid. När det gäller företagets organisationsstruktur menar att de har en tydlig struktur vad gäller positioner.

Företaget har som tidigare nämnt få anställda och beskriver att de har några få men väldigt viktiga positioner. Alla har sin egen viktiga funktion i organisationen. På företaget är det ledningen som styr vilka arbetsuppgifter som de anställda får ansvar över men trots en tydlig struktur ser ledningen till att verksamheten är öppen på så sätt att de har en utvecklande dialog gentemot de anställda.

Analys/Diskussion

Wasabi Webs utmaningar med tillväxt Utifrån de intervjuer som gjorts framkom det att Wasabi Web satsat på att vara bäst men inte störst. Att vara bäst på en marknad som är relativt konkurrensutsatt kan anses vara rimligt men frågan är varför de inte anser att tillväxt är lika viktigt.

Tidigare hade Wasabi Web enligt Engvall och allt för aggressiva tillväxtmål som sedan ledde till att de nästan gick i konkurs. Under den tiden hade de mer än dubblat antalet anställda vilket kräver en omstrukturering, vilket kan ta tid för att bli väl utformad. Förmodligen skedde deras förändring i alltför snabb takt vilket ledde till att de inte hann anpassa sig. Som Engvall beskriver ledde anställningarna bland annat till att de förlorade kontrollen över de nya kostnaderna som uppstod och att de till slut var tvungna att säga upp personal som de senare upptäckte inte presterade tillräckligt bra.

Idag ser det ut som att Wasabi Web lyckats skapa en välfungerande struktur där ledningen, Engvall och , tar fram planer och uppgifter som respektive medarbetare sedan får ansvara för sin del. Än så länge fungerar det bra att sikta på att vara bäst eftersom de med sin processorientering och kundfokus har lyckats bygga goda relationer till lojala kunder.

Däremot anser vi att tillväxt i de flesta fall är något bra och något att sträva efter, allra mest med tanke på den konkurrens som finns. Utifrån intervjuerna verkar det som att dem i dagsläget befinner sig i en stabil situation och med tanke på företagets bakgrund, att de är rädda för att historien ska upprepa sig.

Alltså att om de fokuserar på att växa kommer strukturen tvingas att ändras och dem inte längre kommer vara så stabila som dem är idag. Att sikta på tillväxt kan som artikeln av Maloku och Klein (2011) leda till motivation hos personalen samt andra aspekter som ökad omsättning. Därmed borde Wasabi Web ha i åtanke för att inte bli omkörda av konkurrenter, sikta på att värva fler lojala kunder och bygga ett ännu större nätverk för att skapa konkurrens på marknaden. Målet skulle kunna vara att vara bäst och störst.

Att vilja växa är positivt så länge som de sker på ett så kontrollerat sätt som möjligt, det behöver inte betyda att de förlorar den kvalitet som de idag lever upp till. Den teoretiska referensramen inkluderar orsaker för ekonomiska kriser i företag. För att koppla detta till Wasabi Web där vi även där tydligt ser kopplingen till att orsakerna för 16 konkurs varningen var främst interna orsaker inom företaget där den främsta anledningen var “för aggressiva tillväxtmål”.

I intervjun fick vi reda på hur Wasabi Web gick till väga för att ta sig ur situationen där en kostnadskontroll för att se över kostnaderna inom företaget genomfördes samt att ha koll på vad som händer intern i företaget. Engvall säger i intervjun att “tack vare det som vi är så lönsamma idag”. Med detta sagt kan vi förstå hur pass viktigt interna styrningen är för företaget då det spelar stor roll för företagets lönsamhet i helhet.

Precis som nämnts i intervjun är det viktigt att bland annat tidigt upptäcka beteende hos anställda och reagera snabbt för att styra företaget åt rätt håll såväl externt som internt. Detta är något som Wasabi Web har fått förståelse för och lärt sig av sina tidigare misstag. Återigen finns det möjligheter för företaget att satsa på tillväxt, om än försiktigare än tidigare, så länge som de kan lyckas sköta sin interna styrning med allt vad det innebär.

Det som företaget har lärt sig av krisen var framförallt att bristen på välfungerande interna faktorer kunde orsaka stora konsekvenser och med den vetskapen kan dem satsa på tillväxt på ett mer hållbart och ansvarsfullt sätt än tidigare. Wasabi Webs interna mätningar och budgetering I intervjun berättade att företaget i dagsläget inte har någon som helst internredovisning. Många företag använder någon sorts internredovisning som hjälpmedel att kontrollera och samordna viktig information.

Om företaget skulle tänka om, och fokusera på tillväxt alternativt bli ännu bättre, skulle införandet av internredovisning kunna vara hjälpsamt. En fördel för företaget kan dessutom vara att det är litet och relativt nytt och därmed har möjligheten att fritt välja hur detta system skulle kunna se ut för att vara så effektivt som möjligt.

Jämfört med företag som funnits länge och därmed redan har ett djupt rotat system, som nödvändigtvis inte behöver vara särskilt relevant, men som är svårt att ändra om från. Som tidigare nämnt har den interna styrningen en stark koppling till hur väl företaget fungerar, och därmed är internredovisningen inte helt fel att eventuellt börja med för att utveckla den interna styrningen. Även om företaget inte har någon utmärkande internredovisning finns det andra viktiga styrmedel som blivit nämnda i den teoretiska referensramen som Wasabi Web implementerar.

Som empirin påvisar använder sig företaget av dels budgetering och projektbudgetar samt mätning av KPI:er. En av de viktigare delarna inom budgetering, produktkalkylering, genomför alltså företaget genom att lägga enskilda projektbudgetar istället för standardiserade kalkyleringar som är en mer traditionell ekonomistyrning syn på produkt-kalkylering. Produkt-kalkylering för Wasabi Web genomförs genom att de baseras på tid och kostnad för uppdragen vilket sedan översatt till fasta prislistor.

Vidare använder sig Wasabi Web av budgeten för mätning av KPI:er där exempelvis budgeterat resultat jämförs med den verkliga resultatet där de själva uppger att resultatet senast var 40% bättre än budgeterat. Ett annat exempel på hur Wasabi Web mäter KPI: är att de undersöker företagets recensioner där empirin tar upp Google som exempel, företaget har som mål att ha 5/5 stjärnor.

Wasabi Webs personal som styrmedel

Wasabi Webs inställning till personalen grundar sig i en mer modern verksamhetsstyrning mestadels där de eftersträvar en öppen dialog samt fokuserar på personaltrivsel genom till exempel en god arbetsmiljö. Något som empirin visar är att motivation av personalen är viktigt för företaget där olika belöning- och prestationssystem används. Vidare nämner även respondenterna att personalen generellt inte får ta del av finansiella mål.

Anledningen till att de inte säger något kan förslagsvis vara att ledningen vill få sina medarbetare att fokusera på det som är viktigast, nämligen de mjuka delmålen för att sedan kunna nå de stora helhets målen. Det skulle kunna ha möjligheten att ta del av finansiella målen vid uppföljning men det är inget som de egentligen behöver veta då risken finns att de istället fokuserar på fel saker. Ett exempel kan vara att de fokuserar blint på finansiella mål och därmed inte utför arbetet på bästa sätt.

Det finns dock argument som påvisar att det finns en risk att inte dela relevant information till personalen som nämnts i den teoretiska referensramen, nämligen att det kan skapa motivationsproblem för personalen om de inte får relevant information till deras arbete. Risken för att motivationsproblem inom Wasabi Web minskar dock i och med att de har andra styrmedel vars syfte är att motivera personalen.

I dagsläget motiveras personalen bland annat efter hur väl de presterar. De har alltså ett prestations-baserat motivationssystem där de utlovas lönepåslag alternativt andra förmåner. Att ha en motiverad personal är viktigt och genom att exempelvis dela med sig av de finansiella målen till medarbetarna skulle ytterligare motivation kunna skapas.

Deras befintliga belöningssystem fungerar motiverande på individuell nivå men det kan även vara intressant att veta vad företaget i helhet strävar efter. Genom att dela med sig om de finansiella målen kan medarbetarna få en tydligare helhetsbild om vilka mål de tillsammans ska uppnå. I teorin lyfter vi upp viktiga delar inom modern verksamhetsstyrning från boken. Bland annat att medarbetarna ska få tillgång till relevant information om företaget annars finns det en risk att de tappar motivationen.

Även om i så fall alla i företaget ska ha tillgång till det. I teorin får vi reda på att det är bland annat på grund av säkerhetsskäl som man i så fall väljer att dölja informationen från medarbetarna. I empirin får vi reda på att Engvall och inte delar med sig om all information till de anställda utan endast det som är relevant för dem att veta. Som den teoretiska referensramen visar är utveckling av kärnkompetens viktig för företagets konkurrenskraft. Vidare är det viktigt att denna utvecklas utifrån ett helhetsperspektiv.

Empirin visar att Wasabi Web använder sig av detta styrmedel genom att låta personalen utvecklas inom sin nisch. Personalen kan på så sätt utveckla sin kärnkompetens som i sin tur kan leda till konkurrensfördelar för Wasabi Web. Vidare är det även vid utveckling av kärnkompetens viktigt med en helhet i företaget. I och med att Wasabi Web är ett relativt litet företag med endast 10 anställda skulle det kunna finnas en risk att personal blir för specialiserade och tappar helheten.

Risken att bli för beroende av enskilda personer ökar när kärnkompetensen inte sprids ut tillräckligt i företaget vilket skulle kunna leda till problem för Wasabi Web vid exempelvis sjukskrivningar eller uppsägningar. Att ha en hållbar kärnkompetens utveckling där personalen kan specialisera 18 sig utan att företaget blir för beroende av personen och tappar helhetsperspektivet blir därför viktigt för Wasabi Webs styrning.

Slutsats

Utifrån denna studie kan vi se att Wasabi Web främst utgår ifrån det moderna styrsättet där mycket av deras fokus ligger på processorientering, kundfokus och att dem inte har valt att utveckla en internredovisning i större grad. En anledning till val av styrsätt kan bero på att de helt enkelt inte har ett behov av det eftersom de idag inte har tillväxt som huvudmål.

De är ett litet företag som helt enkelt klarar sig av den styrning och medel som de har. Av studien framkommer dessutom den stora vikten som den interna verksamhetsstyrningen har på företagets prestationer. En välfungerande styrning är a och o för huruvida företaget i helhet fungerar och att ett företag som inte lyckas med detta kan få svåra konsekvenser.

Detta kan vara en av anledningarna till varför Wasabi Web inte strävar efter tillväxt i första taget, eftersom det skulle tvinga dem att göra en omstrukturering vilket i sin tur skulle kunna skada deras idag fungerande styrning. De har redan varit nära en konkurs på grund av bristande styrning vilket bekräftar teorin om att den interna styrningen är vital för företaget.

Wasabi Webs huvudkontor – Gamla Riksbankshuset i Uppsala.

Författare:
Maryam Anton
Florence Aarskog
Batya Levi
Lova Lindman

AKADEMIN FÖR UTBILDNING OCH EKONOMI